河南艺术职业学院会议管理办法

河南艺术职业学院会议管理办法

 

第一章  总    则

第一条  为深入贯彻落实中央八项规定精神，规范会议的组织和管理，提高会议质量和效率，切实精简会议，改进会风，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议。主要包括：工作例会（如党委会、校长办公会、工作推进会等）、各类代表会议（如党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等）、年度性会议（如教学工作会议、科研工作会议、开学典礼、毕业典礼、运动会等）、专项工作会议（如部署会、协调会、座谈会等）、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等。

第三条  学校党委办公室、校长办公室（以下简称两办）是学校会议的归口管理部门，负责会议的审批、指导、统筹协调和有关筹备等工作。

第二章  办会原则

第四条  举办各类会议应遵循以下原则：

（一）高效。注重会议实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话。不得组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。

（二）精简。在保证实效基础上，精简会议数量、压缩会议时间、控制会议规模和规格。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。能以文件或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。从严控制会议规模、规格，可由副职参加的会议不安排正职参加，可由部门负责人召集的会议不请校领导出席，可由主管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席。改进新闻报道，突出工作需要、新闻价值、社会效果，压缩报道的数量、字数、时长。

（三）节约。办会要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关规定执行，严禁铺张浪费。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的费用，严禁套取会议资金。会场一律不摆放花草、不提供水果，一般不制作背景板。减少印发会议材料。严格控制评比表彰活动，从简发放奖品，不得以任何名义发放纪念品。会议地点一般安排在校内，严禁到风景名胜区召开会议。不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。

（四）规范。要强化计划管理，凡需校领导出席的会议，主办单位应提前（一般为每周五上午）向两办申请列入学校下周会议安排表。未列入周会议安排表，原则上不予安排。专门会议按照“谁主管、谁出席”原则确定出席领导和与会人员。

第三章  会议审批

第五条  学校组织的全校性会议或重大活动、全校中层干部会议、全体教学和科研单位负责人会议、全体职能部门负责人会议，由承办单位报请主管校领导同意、主要领导审批后方可召开。

领导批复同意后，承办单位要及时将领导批示、会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等报两办统筹安排。

第六条  根据相应议事规则，需要提交学校党委会、校长办公会审议的重要会议，由主管校领导提出会议承办和协办单位、参会人员范围、会议议程等会议组织方案，提交会议研究决定。

第七条  确因特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示主管校领导同意后召开，并事前向学校党政主要领导报告。

第八条  职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议，应提前报主管校领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及多个部门或单位的工作，相关部门和单位在会前应充分协商。

第九条  由职能部门或教学科研单位举办或承办的学术会议，应先报科研外事处审批，属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛需由党委宣传部会签，再报主管校领导审批。

第十条  学校有关单位与国际组织、国（境）外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学校有关规定，先经学校科研外事处审批（备案），再报主管外事工作的校领导审批，其中国际性学术会议根据情况报科研外事处、对外合作部、党委宣传部等会签后，再报相关主管校领导审批；按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议，由科研外事处负责上报。

第十一条  各部门、各单位组织召开的会议，除邀请主管或联系本部门、单位的校领导出席外，需要邀请其他校领导出席的，须向两办申请，由两办负责协调安排。

第四章  会议组织

第十二条  会议的组织主要包括会议方案拟订、会议筹备、会议实施、会后处理四个阶段的工作。

第十三条  各种代表大会、年度工作会议等全校性会议，根据会议性质和部门工作职责，主管部门为会议的主办部门，负责牵头做好会议筹备工作；根据会议需要，相关职能部门为会议的协办部门，负责协助做好会议筹备工作。

（一）主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员。通知情况须进行记录以备查。

（二）协办部门的工作主要有：

1.两办协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。

2.党委宣传部负责做好会议的新闻报道工作，协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。

3.保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

4.后勤服务中心负责做好会议用电、卫生保洁等保障工作。

5.信息中心、实验实训管理中心负责协助主办部门做好网络、音响、会议室多媒体设备的调试和保障等工作。

第十四条  学校召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的重要会议，由两办负责牵头组织协调，主管部门和相关单位协助配合。

第十五条  专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等，根据会议的性质和部门工作职责，主管部门为具体主办部门，全面负责做好会议筹备工作。根据需要经两办审核并报请有关校领导同意，可协调有关部门协助做好筹备工作。

第十六条  学校领导临时召开的涉及多个职能部门的会议，由两办负责组织并承担具体会务工作。

第十七条  学校党委会、校长办公会、工作推进会等工作例会，由两办按照相应议事规则组织实施。

第十八条  会议主办部门（单位）应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，主办部门（单位）要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学校档案馆归档。

第五章  会议纪律

第十九条  各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、视频信号接收、技术保障等环节的管理，防止出现纰漏和差错。

第二十条  各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。要求部门、单位主要负责同志参加的会议，不得先报名然后委托其他人员参加。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，除按规定办理干部、人事请假手续外，还须向会议召集人或会议组织单位负责人请假，经批准后再安排其他领导代为参会，不得擅自安排一般工作人员替会。会议主办单位负责协调安排会议考勤。会议考勤情况（不含学术会议）纳入部门、个人年度考核内容。

第二十一条  参会人员要提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，将通讯工具关闭或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。

第二十二条  参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。

第六章  附    则

第二十三条  各部门、各单位举办的工作会议可参照本办法执行。

第二十四条  本办法自公布之日起施行。

第二十五条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

河南艺术职业学院会议申请单

编号：

注：专门会议按照“谁主管、谁出席”原则进行审批，确定出席领导和与会人员