河南艺术职业学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校公文处理工作，切实提高公文处理工作质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》及中共河南省委办公厅《关于加强公文处理规范化工作的意见》、河南省人民政府《河南省人民政府公文处理办法》有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全校各部门必须认真做好公文处理工作，发挥其应有的重要作用。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。学校逐级都应明确一位领导同志负责该项工作，并配备专职文件管理人员。学校办公室负责学校公文管理工作。
第二章 公文种类
第七条 学校适用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）公告。适用于向外宣布重要事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）通知。适用转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。
（八）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。标于公文首页的左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。学校制发的涉及国家秘密的公文，应当由党委办公室或校长办公室按照国家有关保密规定标明密级和保密期限。未标明保密期限的，按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）执行。密级及保密期限标于公文首页左上角第二行、份号下方位置。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度标于版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分别排列。
（四）发文单位标志。由发文单位的全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。位于文头的正中央，一般为套红印刷大字。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。联合行文，一般主办单位排列在前，其他单位名称在主办单位名称之下按发文单位顺序依次排列，与同级党的机关或行政机关、人民团体联合行文，按照党政军群的顺序排列。版头与公文主体之间用一条红色分割线隔开。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。联合行文一般标注主办单位的发文字号。发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写。发文年度用六角括号括起。
（六）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，一般主办单位签发人姓名排列在前，其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列。与同级党的机关或行政机关、人民团体联合行文，按照党政军群的顺序排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（七）标题。一般由发文单位名称、事由和文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在正文之前、标题之后，顶格书写。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送单位下方。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称或者规范化简称、统称，标注位置在抄送栏内。抄送单位一般按照党政军群顺序排列。
(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。印发单位统称河南艺术职业学院党委办公室或校长办公室，印发日期以公文送印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（十八）页码。公文页数顺序号。编排在公文版心下边缘之下。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第九条 文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。
第十条 河南艺术职业学院公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4纸型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文每页22行，每行28个字。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重实效。
第十三条 学校各部门的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。学校可以对内、对外行文。除党、政办公室外，其他部门一般不准对外正式行文；确需对外行文，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等。
第十四条 部门间行文内容存在交叉时，协商一致后行文，未经协商，一律不得行文。
第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送（报）形式。“请示”和“报告”要分开，“报告”不得夹带“请示”事项。
第十六条 除上级机关负责人直接交办事项外，一般不以学校名义向上级机关负责人报送“请示”“报告”和“意见”。
第五章 发文管理
第十七条 发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规、规章及其他有关规定。
（二）各类公文由业务主要开展部门负责草拟。做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。学校领导讲话稿、汇报材料等也应由主要业务开展部门负责草拟，做到主题鲜明、内容充实、层次清晰、逻辑有序等。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其编写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）拟制公文，应当依照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。若不属于国家秘密，应当在拟文稿纸上注明“非密”；若属于国家秘密，则要拟定密级、保密期限。
第十九条 草拟公文应经主办部门负责人审稿、党委办公室或校长办公室负责人核发后，由校领导签发，方可打印上报或下发。上行文及重要公文应由学校党委或行政主要领导签发，或经集体讨论后由主要领导签发。
第二十条 校领导审批公文时请签署自己的意见、姓名和日期，勿以圈阅代替签发。
第二十一条 承办人（拟稿人）要在发文稿纸上完整填写主办部门、拟稿人、标题、主送单位、抄报单位、抄送单位、附件等内容。主办部门负责人、党委办公室或校长办公室核发人，均应按程序分别在发文稿纸上签署姓名和日期。
第二十二条 各部门要高度重视公文审稿工作。在审理公文时，要切实负责，既不失职，又不越权，严格审核，认真把关，按规范要求签署审核意见，切忌流于形式。经部门负责人审阅过的发文稿，应当符合本办法的规定，做到政策依据充分、建议措施可行、表态意见适度、处理方案得当以及文字与格式规范。
第二十三条 公文在送学校领导签发前，党委办公室或校长办公室要对公文处理程序进行全面审核。如发现承办部门草拟的公文不符合有关规定，办公室应将全套材料退回承办部门研究修改。审核的重点包括：是否确需行文；行文方式是否得当，是否符合行文规则；审理程序是否完备，内容同已有的规定是否矛盾；提出的要求和措施是否可行；涉及其他部门的问题是否已经协商；表达发文意图是否清楚准确，叙述是否通顺简要；公文格式和拟制公文要求是否符合本办法规定；措词用字以及标点是否规范等。
第二十四条 凡送学校领导审签的公文，必须经党委办公室或校长办公室审核后呈送；除特殊情况外，不允许未经办公室审核直送学校领导。
第二十五条 河南艺术职业学院党委、行政发文，按规定权限签发后，统一由党委办公室或校长办公室负责编号及加盖公章。为了便于公文立卷归档备查，直接将底稿与三份公文留存于党委办公室或校长办公室。重要公文报送所有校领导。公文由承办部门负责分发。
第二十六条 学校党政公文由学校领导签发后，印制过程中，拟稿人不得随意增删更改内容。如确有需要，应由党委办公室或校长办公室处理。学校公文正式印发前，党委办公室或校长办公室应对文件清样进行最后复核。印制份数由党委办公室或校长办公室核稿人根据实际需要确定，避免浪费。发出的公文要履行登记手续。
第六章 收文办理
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十八条 凡属名送达学校的公文函件，由党委办公室或校长办公室文秘人员拆封、登记；凡署名送给各部门的公文函件，由各部门拆封、登记。学校领导直接收到的公文函件，如果需要以学校名义答复、办理的，应批交党委办公室或校长办公室登记后转有关部门办理。一般不以个人名义接受公文。
第二十九条 公文处理人员应根据来文内容和阅读范围分文登记，附上“收文处理笺”，交党委办公室或校长办公室负责人提出拟办意见。主题较为单一的来文，一般由主管部门直接处理；重要、复杂事项，党委办公室或校长办公室应即请示校领导批办。领导阅批后，应将文件分别退回党委办公室或校长办公室，由公文处理人员送承办单位阅办。
学校各级干部参加上级会议，发至学校党委、学校的文件材料必须交党委办公室或校长办公室登记，按收文程序处理。个人不得保存公文，确因工作需要，除涉密文件（绝密、机密、秘密），可留复印件。
第三十条 公文运转由党委办公室、校长办公室负责。凡报送校领导审批、审阅的各类公文，由党委办公室或校长办公室统一归口呈送、转退。
第三十一条 公文的传送，由党委办公室或校长办公室文件管理人员和各部门人员按程序严格履行登记、签收手续，做到有据可查，责任分明。签注文件，要签注收件人姓名和具体日期。原则上各部门应明确一名文件管理人员。
第三十二条 各部门要建立收文登记制度，接到承办文件后，应按照领导批示和文件要求，认真负责地迅速办理，不得延误、推诿，不得迟办、漏办。有关部门如认为不属于本部门职责范围，应说明理由并提出建议，及时退回党委办公室或校长办公室重新注办，不得积压。
第三十三条 对党委办公室、校长办公室注阅的收文，如需校领导和其他部门传阅的，有关领导和处室应及时传阅。校领导和有关处室阅文后，应注明阅件人及阅件时间。阅件不得横传，避免漏传、误传。
第三十四条 党委办公室、校长办公室负责严格执行督促检查制度。依据缓急程度、承办时限要求，适当填发“督办通知单”，对承办情况进行督促检查。做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十五条 公文办结之后，将公文随同承办过程中形成的材料交由党委办公室或校长办公室公文处理人员集中整理后，按有关规定移交档案馆。各部门的公文，一律由本部门公文处理人员保管、整理、立卷、归档，确定保管期限后，按有关规定移交档案馆。
第三十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。学校收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映学校重要活动的有关材料等，具有保存查考价值的，均需整理（立卷）。
第三十七条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第三十九条 公文由党委办公室、校长办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经校领导批准。绝密级公文及密码电报一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第四十一条 不得密电明复，不得明电密电混用。
第四十二条 学校部门合并时，全部公文应当随之合并管理。学校部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十三条 不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别并经学校党委办公室或校长办公室负责人批准，定期销毁。
第四十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
销毁涉密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第九章 附 则
第四十六条 本细则由党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十七条 本细则自发布之日起施行。
附件：公文行文流程
附件
公文行文流程
