河南艺术职业学院合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范河南艺术职业学院合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，明确学校各有关单位和部门在合同管理工作中的职责，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的合同是指以河南艺术职业学院名义，与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议；
本办法所称的合同包括：合同书、协议书、备忘录及其补充协议或相关附件，以及当事人协商签订的其他载有双方权利义务内容的文件。
第三条 本办法所称的合同管理是指学校或学校授权的部门依据法律法规、学校相关制度，制定和修改有关合同管理制度，以及对合同的起草、审查、订立、履行、变更与解除、纠纷处理、归档等事务进行规范、监督、检查、考核的管理活动。
第四条 学校合同管理遵循风险防范和责权利相统一的原则，实行“统一指导、分级授权、归口管理、分工负责”的工作机制。
学校各部门代表学校对外签订合同，应当熟悉职责范围内的法律法规，在合同签订和履行过程中，认真负责，积极预防风险和失误，保证合同有效履行，维护学校的合法权益。
第五条 学校各二级部门和个人未经授权不得对外签订合同。
学校不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。
第二章 机构与职责
第六条 校长办公室作为合同管理工作的综合管理部门，统一指导学校合同管理事务，主要职责包括：
（一）建立和完善合同管理相关规章制度；
（二）对合同文本进行法律审查，出具法律意见；
（三）对合同签订的程序审查和授权管理；
（四）为合同承办部门提供法律咨询服务；
（五）对合同纠纷的处理进行法律指导，协助合同承办部门处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件；
（六）按规定出具学校法定代表人授权委托书；
（七）对合同的签订和履行情况进行监控；
（八）负责学校合同管理的监督、检查工作；
（九）其它与合同管理有关的事项。
第七条 合同归口管理部门是指学校职能部门根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、监督、检查工作，主要职责包括：
（一）审核合同事项的真实性、可行性；
（二）审核合同相对方的主体资格和资信状况；
（三）对合同文本进行业务审查；
（四）督促合同承办部门处理合同纠纷及法律诉讼;
（五）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；
（六）学校授权范围内的其他工作。
归口管理部门的主要负责人为合同归口管理责任人。归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。
第八条 合同承办部门是指学校及校属部门、二级学院（部、所），按照其职责范围具体承办合同事项，主要职责包括：
（一）分析论证合同事项的真实性、可行性；
（二）收集并分析合同相对方的主体资格和资信状况；
（三）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；
（四）在授权范围内，与合同相对方订立合同；
（五）将合同文本及资料提交相关部门审核；
（六）监控合同相对方的履行情况；
（七）积极妥善处理合同纠纷；
（八）负责本部门合同资料的归档和保管工作；
（九）应当承担的其它与合同有关的职责。
归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。
第九条 合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同谈判、起草、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责本部门合同管理事务，设置合同管理台账。
合同承办人需要变更时，原承办人与新承办人之间应办理合同管理事务的书面交接手续。
第十条 审计部门依据国家法律法规和学校相关规定对合同的签订与执行情况进行审计监督。对于重要合同，审计部门可采取全过程跟踪审计。结算金额在3万元以上的工程施工类合同应进行结算审计，并出具结算审核意见。
学校纪检部门接受举报，对合同管理工作进行纪检监督，查处合同管理工作中的违规违纪行为。
第三章 归口管理
第十一条 学校各部门根据业务范围和工作职责负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：
（一）教务处负责管理教学合同，包括学生联合培养与交流、教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设、教材购销等合同、承接上级考试任务等履行日常管理需要签订的合同；
（二）科研外事处负责管理科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、出版等合同，包括纵向及横向科研合作及科研成果转化、国际科研合作、涉外事务接待等合同；
（三）校企合作办公室负责管理境内外合作交流框架协议、中外合作办学、国内合作办学和境外学生培养交流、教师访学等合同；
(四)招生就业处负责招生以及学生就业创业实习基地建设等合同；
（五）学生处负责管理二级学院各类学生组织（不含院系学生社团）开展学生活动等对外合作合同；
（六）校团委负责管理校学生会、学生社团、学生组织开展学生活动以及大学生社会实践基地等对外合作合同；
（七）项目建设领导小组办公室负责管理批量集中采购、网上竞价、协议供货、定点采购等政府采购项目和招标采购项目的合同；
（八）国资处(基建处)负责管理学校资产处置、场所经营租赁、无形资产使用、基本建设(包括建筑主体工程建设、工程监理、勘察设计与咨询、基建市政费用四类)等合同；
（九）后勤管理中心负责管理后勤合同，包括室内外维修改造、绿化等小型维修改造工程合同；
（十）财务处负责管理借贷、财产保险、银校合作等合同；
（十一）成人教育与继续教育学院负责管理各类学校成人教育、职业培训等合同；
（十二）信息中心负责管理网络与信息技术服务等合同；
（十三）保卫处负责管理与安保、消防、交通设施等相关的合同；
（十四）图书馆负责图书购销、图书馆建设等合同；
（十五）校长办公室负责管理与委托法律服务、审计服务相关的合同；学校与国家机关、政府部门、企事业单位、科研机构等签订的各类框架性协议、合同；捐赠合同等。
（十六）人事处负责人事合同的管理，具体规定由人事处另行制定并实施。
未列入合同归口管理部门审核的合同，由校长办公室进行审核。
第十二条 学校各校属部门、二级学院(部、所)可以签订不涉及学历及资金标的的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。 具体包括：
（一）全日制在校生实习、实践合同、协议；
（二）全日制在校生就业、创业合同、协议；
（三）全日制在校生联合培养与交流合同、协议；
（四）全日制在校生课程建设合同、协议；
（五）横向科研合作合同、协议；
（六）其他不涉及具体金额的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。
各相关部门签订合同、协议后30日内向归口管理部门进行备案。
第四章 分级授权
第十三条 为了贯彻落实校院两级管理体制改革，优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。
第十四条 下列合同属于重大合同：
（一）申请成立法人或其它社会组织的；
（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；
（三）开展对外合作办学重大项目的；
（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；
（五）合同涉及“三重一大”事项的；
（六）其他法律关系较为复杂、合同标的额较大或对学校利益有重大影响的合同。
第十五条 一般合同是指除重大合同以外的合同。
第十六条 重大合同由合同归口管理部门对合同进行业务审查通过后，提交校长办公室进行法律审查并出具法律意见。
第十七条 一般合同中按照合同范本签订的，由学校合同归口管理部门进行审核通过后，签订合同。
凡属未按照学校合同范本签署或对合同范本进行实质性修改的合同，合同签署前均应提交校长办公室进行法律审查。
第十八条 合同承办部门提交合同归口管理部门审核的合同，应提交《河南艺术职业学院合同审核会签表》（附表）、合同文本（涉外合同应提交中文文本）、合同签署的立项审批材料（合同目的，合同相对人资信状况、履约能力，风险防范等）、续签合同的评估报告等相关材料。
第十九条 对重大合同，校长办公室可聘请校内法律专家、委托律师提出论证意见，合同归口管理部门、合同承办部门参与会商。
第二十条 合同通过相应审核程序后，由合同承办部门报送校长办公室办理合同用印手续。
第二十一条 合同文本通过审核后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应重新履行审核程序。
第二十二条 合同涉及多个合同承办部门的，由合同主承办部门协调各相关部门会签后再报合同归口管理部门审核。
第二十三条 依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律规定和学校规定办理后，再办理合同订立的审批程序。
第五章 合同的起草
第二十四条 合同的起草，由合同承办部门按照相关法律法规和学校规章制度进行。
第二十五条 合同起草前，合同承办部门和承办人应就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。
对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
第二十六条 合同承办部门负责起草合同文本。
为规范合同格式，校长办公室可会同合同归口管理部门、分类制定合同示范文本，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并根据实际使用情况进行修订。合同文本优先采用国家示范文本或学校示范文本。
合同文本由合同相对方提供的，合同承办部门和承办人应认真审阅，发现显失公平条款时应及时向对方提出修改意见。
第二十七条 合同内容应当包括法律法规规定的以下必备条款：
（一）当事人的名称（姓名）和住所；
（二）标的及其数量、质量；
（三）检验与验收，质保与保修；
（四）价款或报酬、支付方式；
（五）履行期限、地点和方式；
（六）违约责任；
（七）争议解决方法。
第六章 合同的审查
第二十八条 合同订立前，合同承办部门应当会同归口管理部门对合同文本从以下几方面进行业务审查：
（一）合同主体是否合法，资信是否良好；
（二）合同条款是否完备，表述是否明确；
（三）合同内容是否真实、可行，符合相关法律法规和学校规定；
（四）合同条款是否与招投标文件或谈判纪要相符；
（五）技术参数是否符合要求；
（六）合同条款是否存在损害学校利益的条款和风险；
第二十九条 业务审查后，合同承办部门应将合同文本及下列材料提交校长办公室。校长办公室对合同承办部门所提交的材料委托法律顾问进行法律审查：
（一）立项与审批资料，主要包括项目立项申请审批资料、学校会议纪要、部门会议纪要、部门请示报告及领导批示等；
（二）合同相对方资料，主要包括营业执照、法定代表人或授权代表身份证复印件、法定代表人授权委托书、资信证明等；
（三）磋商与洽谈资料，主要包括招投标文件、中标或成交通知书、谈判纪要等；
（四）其他需要提供的资料。
第三十条 校长办公室进行法律审查后，合同承办部门应当依据合同标的额，提请相关领导审批：
（一）属于一般类合同，由财务处、校长办公室、国有资产管理部门等进行会签后，提请合同承办部门主管校领导审批；
（二）属于重大类合同，由财务处、校长办公室、国有资产管理部门等进行会签后，提请校长办公会、党委会审批。
第三十一条 校长办公室委托法律顾问审核的一般合同，应于三个工作日内出具法律意见；重大合同，应由法律顾问进行风险评估后，在五个工作日内出具法律意见。
第七章 合同的订立
第三十二条 订立合同前，合同承办部门和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。
第三十三条 根据国家法律法规和学校相关规定，合同订立前须经过如招投标等其它程序的，应先依法履行相应程序。
第三十四条 学校对外订立合同，应加盖学校公章或合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表签署。
重大合同应由学校法定代表人签署，或由校长办公会、党委会授权相应业务主管校领导签署。
一般合同由各部门负责人代表学校签署，合同承办部门应在《河南艺术职业学院合同会签表》中注明将代表学校签署合同的部门负责人。
学校其他规章制度规定对外订立合同需要经由法定代表人书面授权的，依照其规定。
第三十五条 若合同是由我方审核后交给对方先签字盖章的，合同承办部门在收到对方签字盖章的合同文本时，应再次与我方正稿核对。
第三十六条 合同金额在3万元以下并即时清结的合同，可不采用书面形式订立合同。除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以合同书形式订立。学校另有规定的，依照规定办理。
第三十七条 学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。
学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。
第三十八条 合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。
依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。
第三十九条 合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。
第四十条 未依本办法及学校相关制度规定办理合同订立审批手续的，印章管理部门不予办理签章。
签署合同时，应一并签署日期。合同页数达到两页以上的，应加盖骑缝章。
第八章 合同的履行
第四十一条 合同承办部门应安排合同承办人对合同的履行进行跟踪管理，按照诚信原则全面履行合同，同时督促对方履约。并根据合同执行情况，及时进行书面记录并向相关归口部门报告。
出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：
（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；
（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；
（三）对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；
（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；
（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；
（六）我方无法履行合同的；
（七）我方已经或将要发生违约行为的；
（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；
（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；
（十）合同履行发生其他争议的。
前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。
第四十二条 合同生效后，如对方不履行义务或者履行不符合约定，承办人应及时向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。
对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。
第四十三条 合同的收款与付款是合同履行过程中的重要环节，合同承办部门应积极按照学校财务规定做好收款、付款工作，提供相关资料和依据，确保合同收款及时足额，付款准确无误。
第四十四条 合同一经签订，当事各方应当全面履行，原则上不予变更或解除。确需变更或解除合同的，合同承办部门应填报《合同变更、解除事项申报表》，经原项目立项部门审核会签。
合同变更、解除事项经审批（或论证）同意，由合同承办部门与合同相对方协商一致后，按前述合同签订流程报送审批，签订变更或解除合同的书面文件。变更或解除合同的建议、答复、谈判、双方往来文件等资料，一律采用书面形式，并由合同承办部门存档备查。
第四十五条 物资及服务采购类合同，履行中如需追加与合同标的相同的货物或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与对方签订补充合同，但所有补充合同的采购金额单项或累计不得超过原合同采购金额的10%，超过10%则执行学校采购制度的相关规定。
第四十六条 当合同对方当事人出现预期违约或实际违约时，合同承办部门应及时向归口管理部门汇报，并向校长办公室报备，同时积极采取措施，将可能产生的履约风险和损失降至最低。
第四十七条 对合同引发的纠纷，合同承办部门必须及时妥善处理，相关部门应协助并提供有关资料。合同承办部门应及时向主管校领导报告，必要时校长办公室可协助合同承办部门组成合同纠纷处理小组，依法维护学校合法权益。
第四十八条 合同履行争议能够协商解决的，合同纠纷处理小组应积极促成解决方案并订立书面协议。不能协商解决的，原则上采取诉讼方式解决争议。合同纠纷处理小组应在法定的诉讼期内，向人民法院提起诉讼，并积极应诉。诉讼程序中涉及学校重大利益的，应及时向分管校领导报告。
对于接到法院传票的案件，合同承办部门应当积极准备应诉材料并出庭应诉，必要时校长办公室协助处理。
第四十九条 合同履行过程中，合同承办部门应当及时向归口管理部门报告合同的履行情况，并将合同履行情况及时登记汇总给校长办公室。
第九章 合同的保管
第五十条 合同归口管理部门应当做好合同登记汇总工作，及时编制《合同台账登记表》，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同签订日期、合同履行及违约情况、补充、变更和解除、涉及诉讼情况等事项，并于每月5日之前将《合同台账登记表》交校长办公室。
第五十一条 合同承办部门应妥善保管合同订立与履行过程中的相关材料，并按学校规定归档。工作流程涉及多个部门的，应按照“宁重（复）勿缺（失）”的原则各自归档其职责范围内的合同资料。
（一）合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批（备案）会签单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。
（三）由项目建设领导小组办公室负责招标采购的合同，由项目建设领导小组办公室负责归档采购申请、立项资料、招投标、谈判、签订等资料，其归档工作按照学校采购相关规定办理。
第五十二条 合同承办部门应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。
第十章 责任追究
第五十三条 校长办公室应定期对合同签订与履行情况进行监督检查，编制合同签订与履行情况检查报告并向相关领导报告，对检查中发现的问题，督促有关单位和人员及时整改。
第五十四条 合同归口管理部门应建立合同履行情况评估制度，每年对业务主管范围内的合同管理情况进行检查和监督，并按年度向校长办公室提交上一年度本部门合同管理情况的年度检查报告。
第五十五条 合同承办部门和个人在签订和履行合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护学校利益。
有下列行为之一的，学校将视其情节轻重，追究合同承办部门主要负责人及当事人的校内行政责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，依法移交国家司法机关处理：
（一）应签订合同而未签订的；
（二）无正当理由未及时签订合同的；
（三）未经授权，擅自对外签订合同的；
（四）超越代理权限或滥用代理权的；
（五）与合同对方当事人串通，损害学校利益的；
（六）在合同签订和履行中未尽义务，致使学校利益受损的；
（七）利用合同谋取私利或从事其他违法违规行为的；
（八）不及时处理合同纠纷或擅自放弃权利的；
（九）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；
（十）丢失或者擅自销毁、隐匿合同档案规定的相关资料的；
（十一）对合同资料保管不善、泄露合同涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密等造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的；
（十二）其他违反法律法规和学校规章制度，在合同签订与履行中给学校造成损失的。
第十一章 附 则
第五十六条 归口管理部门可以依据本办法制定相关合同管理细则。
第五十七条 本办法由校长办公室负责解释。
第五十八条 本办法自颁发之日起施行。
